12 strategií, které mi pomáhají (a 108 zaměstnanců) porazit otálení

Fotografie ze setkání týmu JotForm

Je tu jeden úkol, kterému jsem se věděl vyhýbat: jít ke zubaři.

A zdá se, že nejsem sám.

Ve studii z roku 2015 ve Velké Británii byla návštěva zubaře na 6. místě na seznamu 10 nejběžnějších aktivit, které lidé odkládají.

Dává mi to dokonalý smysl. Dokonce i rutinní čištění je nepříjemné, se vším tím škrábáním, sáním a leštěním. Pokud nejste v agónii, je tak snadné odložit příští schůzku.

Zubařské křeslo je však jednou z jediných věcí, kterým se vyhýbám.

12 let do budování společnosti, JotForm, mohu upřímně říci, že už neodkládám - a to není proto, že mám nadlidskou vůli.

Místo toho jsem vyvinul systémy a taktiky, díky nimž je téměř nemožné zpozdit to, co je třeba udělat.

Proč nemohu začít pracovat?

Než budeme moci porazit otálení, je důležité pochopit, proč to děláme.

Autor James Clear vysvětluje, že řečtí filozofové včetně Socrates a Aristotle vyvinuli slovo akrasia, aby popsali stav jednání proti vašemu lepšímu úsudku.

V moderním smyslu, Clear říká, že všichni máme Současné Já, které chce okamžité uspokojení, a Budoucí Já, které si cení dlouhodobých odměn:

„… Zatímco budoucí já může stanovit cíle, může jednat pouze současné já.
Když přijde čas na rozhodnutí, již se nerozhodujete pro své budoucí já.
Nyní jste v přítomném okamžiku a váš mozek přemýšlí o přítomném já. “

Otálení se často cítí jako sebevražda. Vaše současné já potlačí vaše budoucí já, aby bylo dosaženo toho, co chce - právě teď.

Když jsem začal podnikat, podnikl jsem vědomé rozhodnutí hrát dlouhou hru. Zavedl jsem firmu a my jsme rostli pomalu, z pouhých několika uživatelů v roce 2006 na více než 3,5 milionu dnes.

Možná jsem nerozuměl psychologickému přetahování mezi mým Přítomným a Budoucím Já, ale věděl jsem, že každý malý krok se sčítá. Pracoval jsem důsledně a naučil se řídit své vlastní spouštěcí impulzy.

Nyní, když máme více než 100 zaměstnanců na dvou kontinentech, vytvořili jsme také kulturu proti prokrastinaci.

Podle našich kolegů, konzultantů a zákazníků (kterým věřím, že nám řeknou pravdu), náš tým udělá všechno. Pracujeme rychle a efektivně, aniž bychom při tom postupovali.

Když otálení podporuje kreativitu

Přestože se vyhnout úkolům může mít těžké důsledky, ne všechny otálení je vytvořeno stejně.

V článku 2016 New York Times profesor managementu a psychologie Adam Grant sdílí experiment provedený bývalým studentem Jihae Shinem.

Shin měla podezření, že otálení může skutečně podpořit kreativitu, a tak navrhla experiment, kde účastníci rozvíjejí nové podnikatelské nápady.

  • Některým bylo řečeno, aby začali okamžitě debatovat,
  • zatímco jiní měli dovoleno odkládat se hraním minolovky nebo Solitaire předtím, než se ponoří.

Když nezávislí hodnotitelé hodnotili podnikatelské nápady, plány žalobců byly o 28 procent kreativnější.

"Když lidé hráli hry předtím, než byli o úkolu informováni, nedošlo ke zvýšení kreativity," píše Grant. "Teprve když se o úkolu poprvé dozvěděli a pak ho odložili, uvažovali o nových nápadech." Ukázalo se, že otálení povzbuzovalo odlišné myšlení. “

Uveďte Steve Jobse, Billa Clintona, Franka Lloyda Wrighta a scenáristy Aarona Sorkina jako příklady vysoce kreativních a dokonalých myslitelů, kteří byli (a jsou) chronickými prodavači.

Hranice mezi nečinností a inspirací

Jak tedy víte, jaký je rozdíl mezi rozumným zpožděním vyvolávajícím kreativitu a destruktivní otálením?

V článku pro Atlantik autor Derek Thompson říká, že naše emoce drží klíč. Poukazuje na práci profesora psychologie Josepha Ferrariho a vysvětluje, že odkládáme ze dvou důvodů:

"(1) Zpožďujeme akci, protože máme pocit, že jsme ve špatné náladě k dokončení úkolu, a (2) Předpokládáme, že naše nálada se v blízké budoucnosti změní."

Děláme známé výmluvy, například: „Nyní budu mít tento kousek koláče a zítra budu v tělocvičně tvrdě pracovat.“ Cyklus pokračuje a my skončíme v „Procrastination Doom Loop“.

Není vždy snadné rozlišovat mezi zdravým krokem zpět a klasickým vyhýbáním se, ale souhlasím s tím, že to vyžaduje emoční check-in.

Rád se ptám sebe a svého týmu, proč čekáme - dokončit úkol, rozhodnout se nebo vyřešit problém - a jestli nám toto zpoždění skutečně poslouží.

Jsem také velkým zastáncem stability. Nemůžete se vyhnout mezerám v otálení, pokud neustále bojujete s požáry, a to jak ve své práci, tak ve svém osobním životě.

Pokud například server neustále klesá, zkuste vyřešit kořenovou příčinu. Neustále opravujte stejný problém. Vytvořte uvolněné, opakovatelné a rozumné systémy, které vás skutečně podporují.

Jak náš tým zůstává produktivní a šťastný

V JotForm pracují naši zaměstnanci v malých, vzájemně funkčních týmech. Každá skupina je oprávněna činit a vykonávat svá vlastní rozhodnutí. Mají prostor a nezávislost.

Také se snažíme:

1. Rozdrcení nerozhodnosti a neznámých

Nezodpovězené otázky mohou vést k otálení. Všechny naše 4–5 členné týmy pracují na stejném projektu, takže nemusí čekat na někoho jiného, ​​aby jim dal zelenou. Ani se nesnaží dostat všechny do stejné místnosti (a na stejné stránce). Čím více odpovědí máte, tím snazší je postupovat vpřed.

2. Spolupracujte v reálném čase

Když uvízneme, často používáme techniku ​​zvanou co-piloting. Dva lidé budou sedět spolu u stejného počítače a probrat problém. Sdílejí techniky a nápady. Rovněž spolupracujeme, abychom vyškolili nové zaměstnance. Nejen, že je to skvělé pro učení a prosazování bloků, ale také brání zpoždění. Někdo doslova sleduje, jak pracujete, takže nemůžete přepínat úkoly ani se na chvíli odhlásit.

3. Rozdělte to

Rozdělte velké projekty na malé, zvládnutelné kroky. Vyhnete se problémovým místům a frustraci a přitom si budete užívat odměny za neustálý pokrok. Každá malá akce pomáhá eliminovat tření a posune vás blíže k dokončenému stavu.

4. Slash byrokracie

Čekání zabíjí produktivitu. Blokuje týmový pokrok a odvádí vzrušení. Snažíme se udržovat zjednodušenou kancelář, která lidem umožňuje jednat. Velmi zřídka potřebují naši zaměstnanci odchod z práce. Místo toho je integrován do našich organizačních a projektových struktur.

5. Naplánujte týmový zásah

Myslíme si, že nedokončené úkoly jsou nepřítelem. Je to filozofie, kterou jsem čerpal z filozofií štíhlé výroby a výrobního systému Toyota. Například podporujeme krátkou propustnost (čas od začátku do konce) a vyhýbáme se velkým „zásobám“ zbylých prací. Když jeden člověk zahájí náročný proces, další lidé se mohou připojit k úsilí a vzájemně se tlačit jako tým. Dohromady můžete dokončit téměř cokoli.

6. Využití hybnosti

Když je objekt v klidu, je obtížné jej znovu uvést do pohybu. Všichni víme, jak se snaží dostat z gauče a jít do posilovny. Stejný nápad platí pro týmy. Když má váš tým energii a produktivitu, je snazší pokračovat. Pokud je tým zaseknutý, čeká na odpovědi nebo motivaci, je obtížné znovu nastartovat motor. Zůstaňte v pohybu a vyhnete se pastím produktivity.

7. Ukažte svou práci

Pro páteční demonstrační dny máme jedno pravidlo: musíte ukázat svou práci na živém produktu. To motivuje každého k dokončení toho, co začínají. To také odměňuje skutečný pokrok, bez ohledu na to, jak malý úkol.

8. Zviditelněte projekty

Náš denní týmový e-mail uvádí seznam všech otevřených chyb produktu a ukazuje, kdo vyřešil ty poslední. Lidé se chtějí vidět na „pevné“ straně. Je vzrušující sledovat vylepšení a vytváří pocit odpovědnosti. To udržuje každého na správné cestě.

Systémy, které mi pomáhají rozmačkat

Zde je návod, jak se vyhnu zítra past.

1. Samostatná práce a hry

Když se posadím ke svému stolu, nedělám nic než práci. Nebudu otevírat Facebook ani číst obchodní článek. Trvání vývoje tohoto myšlení trvalo mnoho let, ale nyní je to automatická reakce. Jdu do práce a hned do práce. Snažíme se také udržovat klidné a produktivní kancelářské prostředí, které podporuje zaměření a tok.

2. Nejdříve proveďte nejtěžší úkol

Pravděpodobně jste už slyšeli o tom žabi. Řešení vašeho nejdůležitějšího nebo nejsložitějšího úkolu je přístup, který opravdu funguje. Je snadnější myslet dobře, když je váš mozek odpočinutý a vy jste nesklouzli do únavy při rozhodování.

3. Užijte si odměny

Prázdná schránka mě dělá šťastným. Zpracování e-mailu není nejzajímavější částí mého dne, ale miluji ten pocit úspěchu a kontroly. Okamžité potěšení se cítí dobře, ale dokončení toho, co jste si stanovili, se cítí ještě lépe - a vždy se snažím vzpomenout si, že když jsem v pokušení otálet.

4. Nastavte časové limity

Libovolné omezení vám může pomoci začít, což je často nejtěžší fáze jakéhokoli úkolu. Pokud se například snažíte uklidit svůj domov, začněte s jednou místností. Můžete jen pokračovat a dokončit celou věc. I když nemáte, vytvořili jste skutečnou dynamiku. Nebo vyzkoušejte techniku ​​Pomodoro, kde pracujete nepřetržitě po dobu 25 minut, a poté si udělejte krátkou pauzu, než se zaregistrujete dalších 25.

5. Postupujte podle přísného pořadí

Nejprve vždy odpovím na své nejstarší e-maily. Nikdy neskočím. Nutí mě řešit problémy a otázky okamžitě, místo abych je ukládal na později. Můžete také vyzkoušet strategii Seinfeld a vyvinout nepřerušený řetěz každodenního úsilí.

Tato protikrastinářská taktika nemusí být roztříštěná, ale pracují pro mě - což je nejdůležitější tip ze všech.

Experimentujte sami. Vyzkoušejte různé přístupy a podívejte se, co funguje nejlépe.

Pamatujte, že otálení je přirozené a lidské, takže se nemusíte bít, když vklouznete do smyčky zkázy.

Stačí se zvednout, setřást mlhu a přemýšlet o tom, jak sloužit svému budoucímu já.

Nyní, když mě omluvíte, jsem pryč, abych si zarezervoval nějaký kvalitní čas u svého zubaře.